Word转PDF时标题缩进错乱、图片跑位？这几个设置漏了就白忙

别急着点‘另存为PDF’，先关掉这个隐藏开关

很多同事做完双语对照稿或合同修订版，直接在Word里点‘文件→另存为→PDF’，结果打开PDF发现：中文标题缩进多出两个空格、英文斜体变正体、页眉横线断成三截。其实问题常出在‘兼容模式’——如果你用的是Word 2016或更新版本打开旧版（.doc）文件，右下角状态栏会显示‘兼容模式’四个字。这时即使你选了‘最佳保真度’，Word仍按老规则渲染。解决方法很简单：文件→信息→转换，等进度条走完再导出。

图片和表格移位？试试‘导出时不压缩图像’

我们上周帮客户处理一份18页的产品说明书，里面插了12张带标注的设备图。用默认设置转PDF后，第三页的剖面图整体右偏1.2厘米，表格最后一列文字被截掉。排查发现是Word自动启用了‘压缩图像’功能（尤其插入JPG时默认勾选）。正确操作是：文件→选项→高级→图像大小和质量→勾选‘不压缩文件中的图像’；导出PDF时，在‘选项’里再取消勾选‘ISO 19005-1兼容（PDF/A）’——这个标准会强制压缩，反而破坏排版精度。

中英混排字体消失？必须手动嵌入字体

最让人抓狂的是PDF里中文正常、英文却变成方块或默认宋体。这不是字体缺失，而是Word没把西文字体嵌进去。比如你用Calibri写英文段落，但导出时只嵌入了微软雅黑。操作路径：文件→选项→保存→勾选‘将字体嵌入文件’→下方选择‘仅嵌入文档中使用的字符（推荐）’。注意：如果文档含特殊符号（如数学公式、IPA音标），得选‘所有字符’，否则PDF里可能缺字。另外，避免用‘华文细黑’这类系统级字体，换成‘思源黑体’等开源字体更稳妥——我们测试过，32MB的Word文件嵌入全量思源黑体后，PDF才增加4.7MB，远小于华文系列的12MB增量。
如果已经转出格式错乱的PDF，又不想重做，可以试试PDF转Word工具还原内容，再按上述步骤重新导出。对需要频繁处理双语材料的译员来说，顺手把Word转PDF专用页面加个书签，比每次翻菜单快得多。